QUYẾT ĐỊNH V/v: Quy định trách nhiệm trong quy trình sản xuất ấn phẩm của Công ty TNHH MTV Nhà xuất bản GTVT

QUYẾT ĐỊNH

V/v: Quy định trách nhiệm trong quy trình sản xuất ấn phẩm

của Công ty TNHH MTV Nhà xuất bản Giao thông vận tải

GIÁM ĐỐC CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN

NHÀ XUẤT BẢN GIAO THÔNG VẬN TẢI

Căn cứ vào Quyết định số 1772/QĐ-BGTVT ngày 25/6/2010 của Bộ Giao thông
vận tải qui định chức năng và nhiệm vụ của Công ty TNHH một thành viên Nhà xuất bản Giao thông vận tải, trách nhiệm và quyền hạn của Giám đốc Công ty TNHH một thành viên Nhà xuất bản Giao thông vận tải;

Căn cứ vào tình hình thực tế hoạt động sản xuất - kinh doanh của Công ty TNHH một thành viên Nhà xuất bản Giao thông vận tải;

Xét đề nghị của Phòng Kế hoạch Sản xuất - thị trường.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành Quy định trách nhiệm trong quy trình sản xuất ấn phẩm của Công ty TNHH MTV Nhà xuất bản Giao thông vận tải (có văn bản kèm theo).

Điều 2. Quy định này được áp dụng cho tất cả các khâu sản xuất xuất bản phẩm; các ông bà phụ trách đơn vị hướng dẫn, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện quy định thuộc phạm vi trách nhiệm của đơn vị mình, đề xuất hình thức kỷ luật các trường hợp vi phạm theo quy chế của Nhà xuất bản trình Giám đốc quyết định.

Điều 3. Chánh Văn phòng, các đơn vị, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm
thi hành quyết định này.

Quyết định có hiệu lực từ ngày ký.

QUY ĐỊNH TRÁCH NHIỆM
TRONG QUY TRÌNH SẢN XUẤT ẤN PHẨM

(Ban hành kèm theo Quyết định số......../QĐ-XBGT ngày       tháng     năm 2013
của Giám đốc Công ty TNHH MTV Nhà xuất bản Giao thông vận tải)

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

Quy trình sản xuất ấn phẩm bắt đầu từ khi bản thảo được duyệt đủ điều kiện đưa vào sản xuất, đến khi ấn phẩm hoàn thành được phát hành đến khách hàng, thu tiền và hoàn thiện chứng từ sản xuất để thanh quyết toán.

Quy định trách nhiệm trong quy trình sản xuất ấn phẩm được ban hành nhằm tăng cường công tác quản lý hoạt động xuất bản, xác định rõ trách nhiệm của các đơn vị,
cá nhân tham gia quá trình sản xuất ấn phẩm, đảm bảo các yêu cầu về tiến độ,
chất lượng và hiệu quả trong hoạt động xuất bản; gìn giữ và nâng cao thương hiệu của Nhà xuất bản GTVT trên thị trường.

Quy định này được xây dựng căn cứ vào thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh và các quy chế, quy định của Nhà xuất bản đã ban hành.

II. QUY TRÌNH SẢN XUẤT ẤN PHẨM

Quy trình sản xuất ấn phẩm được thể hiện qua sơ đồ kèm theo Quy định này.

III. QUY ĐỊNH TRÁCH NHIỆM

A. TRÁCH NHIỆM TRONG QUY TRÌNH CHẾ BẢN:

1. Các Ban biên tập:

a) Trách nhiệm của Phụ trách Ban:

- Xem xét bản thảo đủ điều kiện xuất bản đưa vào sản xuất. Lập dự toán sản xuất trình Phó Giám đốc phụ trách sản xuất duyệt.

- Phân công biên tập viên liên hệ với Phòng KHSX-TT để triển khai sản xuất.

- Ký xác nhận vào Phiếu yêu cầu chế bản (theo mẫu) giao cho Phòng KHSX-TT
thực hiện.

b) Trách nhiệm của biên tập viên:

- Liên hệ với Phòng Kế hoạch sản xuất - Thị trường để triển khai sản xuất.

- Điền các thông tin vào Phiếu yêu cầu chế bản (có chữ ký của Phụ trách Ban biên tập), ghi rõ các yêu cầu kỹ thuật chế bản, thời gian giao bản thảo (file dữ liệu,
bản viết tay, bản đánh máy, bản mẫu tham khảo,...), thời gian nhận sản phẩm chế bản.

- Cung cấp bản thảo cần chế bản (dưới dạng bản viết tay, đánh máy hoặc file dữ liệu) kèm theo bản mẫu, bản gốc nếu có.

- Phối hợp với nhân viên chế bản để thực hiện theo thời gian yêu cầu và kiểm tra kỹ nội dung, chất lượng chế bản.

- Làm thủ tục xác nhận việc chế bản với phụ trách bộ phận chế bản sau khi
công việc chế bản hoàn thành.

2. Phòng Kế hoạch sản xuất - Thị trường:

a) Trách nhiệm của Phụ trách bộ phận chế bản:

- Nhận yêu cầu chế bản từ Ban biên tập hoặc khách hàng theo ủy quyền của Trưởng phòng.

- Giao việc cho nhân viên chế bản thông qua Phiếu giao việc, phù hợp với trình độ và năng lực của nhân viên.

- Xác nhận khối lượng chế bản của nhân viên khi kết thúc công việc và tổng hợp định mức chế bản của bộ phận hàng quý và cả năm.

- Kiểm tra việc sao lưu dữ liệu của nhân viên chế bản theo đúng quy định của
Nhà xuất bản.

- Trường hợp bộ phận chế bản không đáp ứng được yêu cầu (với lý do chính đáng) thì có thể hợp đồng với đối tác bên ngoài hoặc ủy quyền cho biên tập viên liên hệ chế bản ở bên ngoài theo đơn giá được duyệt và đảm bảo chất lượng. Sau khi sản phẩm đã in xong và trả hàng, yêu cầu đối tác hoặc biên tập viên nộp lại file thiết kế hoàn chỉnh để lưu trữ theo quy định.

-  Quản lý vật tư, trang thiết bị phục vụ công việc chế bản theo quy định. Kiểm tra xác nhận khối lượng vật tư chế bản, ra phim,...đề nghị Phòng Tài chính - Kế toán thanh toán theo Quy chế chi tiêu nội bộ.

b) Trách nhiệm của nhân viên chế bản:

- Thực hiện công việc theo sự điều hành của Phụ trách bộ phận chế bản.

- Phối hợp với biên tập viên hoặc khách hàng để đảm bảo tiến độ và chất lượng chế bản theo yêu cầu.

- Chú ý các yêu cầu kỹ thuật của cơ sở in và gia công để hoàn chỉnh sản phẩm
chế bản cho phù hợp.

- Phối hợp với biên tập viên bàn giao và kiểm tra sản phẩm chế bản, tránh sai sót.

- Bảo quản và sao lưu dữ liệu theo Quy chế Lưu trữ, quản lý và khai thác cơ sở
dữ liệu điện tử của Nhà xuất bản.

- Xác nhận khối lượng ngay sau khi kết thúc công việc chế bản và cập nhật
khối lượng theo tháng, quý và tổng kết năm.

B. TRÁCH NHIỆM TRONG QUY TRÌNH THEO DÕI IN VÀ GIA CÔNG:

1. Các Ban biên tập:

a) Trách nhiệm của Phụ trách Ban:      

- Chuyển Phiếu yêu cầu sản xuất kèm theo Dự toán, Phiếu biên tập bản thảo cho Phòng KHSX-TT làm thủ tục xuất bản. Hoặc ký xác nhận vào Phiếu đề nghị tái bản (nếu là sách tái bản), kèm theo các yêu cầu sửa đổi bổ sung (nếu có).

- Nghiệm thu sản phẩm in mẫu, báo Phòng KHSX-TT nộp lưu chiểu và trả khách hàng theo địa chỉ hoặc chuyển cho Phòng Phát hành.

- Làm thủ tục thanh quyết toán với Phòng Tài chính Kế toán sau khi nhận đủ chứng từ sản xuất của Phòng KHSX-TT.

b) Trách nhiệm của biên tập viên:

- Làm Phiếu biên tập bản thảo và Giới thiệu sách (nếu là sách cần giới thiệu trên Website Nhà xuất bản hoặc các phương tiện thông tin khác theo yêu cầu của Lãnh đạo Nhà xuất bản).

- Phối hợp với nhân viên theo dõi sản xuất của Phòng KHSX-TT cùng theo dõi quá trình in và gia công; liên đới chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm.

- Đọc kiểm tra sản phẩm mẫu, yêu cầu sửa chữa hoặc đính chính (nếu có),
trình Phụ trách Ban nghiệm thu và báo Phòng KHSX-TT nộp lưu chiểu, trả hàng hoặc ký Phiếu Phát hành (theo mẫu) nếu là ấn phẩm phát hành thị trường.

- Trường hợp tái bản theo chế bản đã có, biên tập viên phải kiểm tra trang trách nhiệm và các yêu cầu sửa chữa, bổ sung nếu có.

2. Phòng Kế hoạch sản xuất - Thị trường:

a) Trách nhiệm của Phụ trách bộ phận sản xuất:

- Phối hợp với Văn phòng NXB làm thủ tục xuất bản theo yêu cầu sản xuất sau khi có đủ các thông tin cần thiết.

- Căn cứ các yêu cầu sản xuất về giá cả, thời gian, chất lượng sản phẩm đề xuất
cơ sở in và gia công phù hợp, trình Phó Giám đốc phụ trách sản xuất quyết định.

- Giao chế bản và thủ tục xuất bản cho nhân viên theo dõi sản xuất để triển khai sản xuất.

- Phối hợp với Phòng Tài chính Kế toán làm thủ tục thanh toán tiền in sản phẩm theo Phiếu đặt in nội bộ hoặc hợp đồng in đã ký (nếu in ở cơ sở ngoài).

- Tập hợp các chứng từ sản xuất chuyển cho Phòng Tài chính kế toán hoặc
Ban biên tập làm thủ tục thanh quyết toán.

- Trong một số trường hợp có thể ủy quyền cho biên tập viên hoặc nhân viên các đơn vị khai thác nguồn việc trực tiếp theo dõi sản xuất; nghiệm thu và lưu giữ sản phẩm in mẫu trước khi chuyển Phòng TCKT thanh quyết toán.

b) Trách nhiệm của nhân viên theo dõi sản xuất:

- Nhận chế bản, thủ tục xuất bản và bản mẫu kèm theo (nếu có). Kiểm tra chất lượng chế bản trước khi giao in.

- Làm thủ tục đặt in nếu in ở cơ sở ngoài. Lưu ý với cơ sở in các yêu cầu đặc biệt khác về in và gia công (nếu có).

- Theo dõi quá trình in và gia công. Đối với những sản phẩm yêu cầu cao về
chất lượng phải báo cho biên tập viên phối hợp theo dõi.

- Chuyển sản phẩm in mẫu cho biên tập viên đọc kiểm tra (trước khi gia công thành phẩm). Sau khi Ban biên tập (hoặc khách hàng) chấp nhận giao hàng thì chuyển ấn phẩm để Văn phòng NXB nộp lưu chiểu trước khi trả hàng cho khách hàng hoặc giao Phòng Phát hành.

- Hoàn chỉnh chứng từ đặt in chuyển cho Phụ trách bộ phận sản xuất.

- Thu hồi chế bản can, phim,..theo yêu cầu của Trưởng phòng KHSX-TT đối với sản phẩm in ở cơ sở ngoài. Lập biên bản hủy chế bản, kẽm và sản phẩm lỗi nếu sản phẩm có yêu cầu bảo mật.

C. TRÁCH NHIỆM TRONG QUY TRÌNH PHÁT HÀNH ẤN PHẨM:

1. Các Ban biên tập:

- Phối hợp với Phòng Phát hành lên phương án phát hành ngay từ khi xây dựng đề tài và giới thiệu sản phẩm đến các cơ sở có nhu cầu khi sản phẩm sắp hoàn thành.

- Chuyển Giới thiệu sách sắp xuất bản lên Website của Nhà xuất bản hoặc các phương tiện truyền thông khác.

- Phối hợp với Phòng Phát hành để phát hành ấn phẩm đạt hiệu quả cao nhất.
Đề xuất phương án giải quyết đối với ấn phẩm tồn đọng.

- Tiếp nhận thông tin phản hồi từ bạn đọc để bổ sung sửa chữa cho lần xuất bản sau.

2. Phòng Kế hoạch sản xuất - Thị trường:

- Chuyển Phiếu đặt in nội bộ đối với sản phẩm in tại Công ty In Giao thông cho Phòng phát hành để phối hợp theo dõi.

- Nhận hàng từ Công ty In Giao thông hoặc từ cơ sở in ngoài giao cho Phòng
Phát hành.

- Phối hợp với Phòng Phát hành nắm bắt nhu cầu thị trường, đề xuất phương án sản xuất phù hợp yêu cầu của thị trường.

3. Phòng Phát hành:

- Phối hợp với Phòng KHSX-TT nhận sản phẩm để phát hành thị trường hoặc theo địa chỉ.

- Phối hợp với Ban biên tập theo dõi tiến độ phát hành, xây dựng phương án phát hành để đạt hiệu quả cao.

- Khi có nhu cầu tái bản ấn phẩm, làm Phiếu đề nghị tái bản ấn phẩm chuyển
Ban biên tập làm thủ tục tái bản.

- Phối hợp với Phòng Tài chính Kế toán đôn đốc thu hồi công nợ, kiểm kê,
thanh quyết toán theo quy định.

- Tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách hàng để báo cáo lãnh đạo xử lý.

IV. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH:

Quy định này là cơ sở để xác định trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân tham gia quy trình sản xuất ấn phẩm; làm căn cứ xem xét thưởng, phạt trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Quy định này có hiệu lực từ ngày ký ban hành. Trong quá trình thực hiện nếu có nội dung nào chưa phù hợp, yêu cầu các đơn vị và cá nhân phản ánh cho Ban Giám đốc để kịp thời điều chỉnh.

KT. GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

(Đã ký)

Nguyễn Hồng Kỳ